viernes, 17 de octubre de 2014

4 sencillos pasos para sacar el trabajo adelante si eres autónomo

Los 4 pasos para sacar tu trabajo adelante


La verdad es que ser autónomo es bastante complicado, sobretodo si realizas el trabajo solo. El trabajo se acumula, los clientes se impacientan, los papeles se amontonan y llegas a desquiciarte si no eres capaz de organizarlo bien.

En un día normal tendrás que responder llamadas, archivar papeles, escanear documentos, dibujar, delinear (estos los pongo porque soy arquitecto pero tú harás el equivalente a tu trabajo)... Mucho trabajo para un sólo día y no todo es productivo.

Además hay que conjugar todo este esfuerzo con el tiempo para dedicarlo a la familia, a los amigos, a tu tiempo personal... ¡y el día sólo tiene 24 horas!, no nos va a aquedar otra que tomar decisiones muy importantes.

Así que hay que encontrar un método que pueda resolver esos problemas de tiempo para que además de tu trabajo también puedas tener una vida fuera de la oficina. Veamos cuál es ese método en 4 sencillos pasos:



1. Procesa todo


No sólo tu trabajo, todo: todo. Saca todas esas cosas que te rondan por la cabeza y escríbelas en un papel, da lo mismo que sean importantes o no, de las que hay que hacer para mañana o las que te vienen de vez en cuando y te recuerdan que hay algo que viene dentro de dos meses, sea importante o no, simplemente todo. Lo importante de ésto es que cuando lo hayas escrito todo en un papel tu cabeza descansará bastante más

A todos nos ha pasado alguna vez que estás tranquilamente tomando algo con unos amigos y de repente te viene a la cabeza sin previo aviso... ¡¡¡te quedan dos días para entregar la declaración de la renta!!! ¡¡¡no!!! ¿¿Cómo se me ha olvidado...otra vez??. Y entonces ni haces la declaración (porque es sábado y son las 23h), ni terminas de disfrutar la noche con tus amigos. Malo, absoluta falta de organización.

Una vez escrito todo tu mente lo agradecerá, no volverá recurrentemente a esos recuerdos y no te estresarás más de lo necesario. Una vez hayas hecho esa lista sabrás lo que es importante, lo que es urgente y lo que es irrelevante, para ello puedes clasificarlo en el esquema que propone Stephen R. Covey en su libro "Los siete hábitos de las personas altamente efectivas", un libro bastante recomendable por cierto. Si eres arquitecto dibujar el siguiente esquema te será aún más fácil, son paralelas y perpendiculares:





De esta manera el punto 1 será lo urgente y lo importante, el 2 lo no urgente pero sí importante, el 3 lo urgente pero no importante y por último el 4, que ni es importante ni es urgente. El objetivo es poder focalizar en los puntos 1 y 2 y tirar a la basura lo que encontremos en los puntos 3 y 4 que sólo serán interrupciones y pérdidas de tiempo.


2. Decidir qué hacer y qué no hacer


Cuando me refiero a esto no quiero decir lo que querríamos o desearíamos hacer si no lo que estamos dispuestos dispuestos a hacer y lo que no vamos a hacer de ninguna manera. Por supuesto todo lo que meteremos aquí será lo que antes hayamos clasificado en los puntos 1 y 2. Todas son importantes, sin embargo unas son urgentes y otras no. Lo que de verdad hay que saber es si lo que no es urgente lo haremos en un futuro próximo o no lo haremos nunca. Es una decisión personal que dependerá de tus propios valores pero que tendrás que tomar, no se puede hacer todo lo que en teoría tenemos que hacer así que en tus manos lo dejo. 

Identifica qué es más prescindible para ti y elimínalo, primero de tu cabeza y luego de la lista.


3. Organiza lo que sí vas a hacer


Para ello necesitarás un buen calendario, hoy es fácil con toda la tecnología que tenemos, enseguida podemos modificar, añadir, suprimir... en el móvil, la tablet, el ordenador... pero si te gusta el papel puedes perfectamente hacerlo con una agenda, lo que quieras. Lo importante es organizarlo. Y organizarlo todo, lo profesional y lo personal, al fin y al cabo sólo tienes una vida y querrás integrar ambas, no todo es trabajo.

Hazte preguntas como: ¿cuánto me lleva hacer ese informe?, ¿voy a hacer esas llamadas?, ¿a qué hora voy a cenar?, ¿trabajaré los fines de semana?, ¿a qué hora voy a hacer ejercicio?, ¿cuánto tiempo quiero pasar en familia? ¿a qué hora escribiré en el blog? (esta la tengo grabada a fuego), todas las que complementen un día normal de tu vida o lo que quieres que ésta sea en tu futuro.

Por supuesto la vida requiere de sacrificios y algunas tendrán que esperar en función de otras, aquí te tienes que poner tu tus propias limitaciones en función de lo que creas oportuno. Esas son las reglas de tu negocio (tiempos, responsabilidades...) mejor que tú eso no lo sabe nadie.


4. Repite el proceso hasta crear el hábito


Esta es la más fácil, sólo tienes que ser constante en estas normas para crearte el hábito, yo te propongo que lo hagas una vez por semana, por ejemplo el domingo por la tarde después de una siestecita que tampoco viene mal (y que tengo como una de las cosas que hacer el domingo).

Te dejo ahora tres reglas sencillas para que puedas coger el hábito y para que no lleve a confusiones todos los puntos anteriores.

  • No uses la lista de cosas que hacer para hacer las cosas, escríbelas para descargar la mente, desestrésala. Usa esa lista para categorizar las cosas importantes y poderlas meter en el calendario.
  • Asegúrate de organizar bien el calendario y de que todo lo que quieres hacer está en él, no olvides nada de lo que hayas metido en esa lista.
  • No metas en el calendario demasiadas tareas, se realista y complétalo sabiendo cuáles son tus capacidades y tus limitaciones. Deja huecos en blanco detrás de tareas muy complicadas que puede que no completes en el espacio que habías previsto. Si ves que no puedes con ella a la semana siguiente asígnale un tiempo más prolongado, si aún así tampoco puedes quizá te tengas que plantear delegar en otra persona esa tarea o parte de ellas.

Espero que con estos sencillos pasos puedas organizar tu vida como autónomo y que además te permita solaparla con lo que más te guste. Aprovecho también para decirte que no todo en la vida es trabajo y que si no tienes una vida real fuera de tu oficina ni la disfrutarás ni rendirás en el trabajo.

¿tienes algún método que pueda ayudar a autónomos como tú? me encantaría que lo compartieras con todos.

Pablo.


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